Publiée le 20/11/2020, modifiée le 20/11/2020
Le Service de coopération et d'action culturelle - pôle Enseignement Supérieur, Recherche et Innovation (SCAC-ESRI) de l'Ambassade de France en Chine recrute un(e) assistant(e) de direction de nationalité chinoise. Poste à pourvoir dès que possible.
PRÉSENTATION DU POSTE
Placé(e) sous l'autorité directe du Conseiller ESRI SCAC-ESRI, le/la titulaire du poste assiste celui-ci dans la mise en uvre et le suivi de dossiers divers ou d'évènements spécifiques, notamment en ce qui concerne toutes les tâches administratives et de secrétariat.
De façon ponctuelle, il/elle assiste les attachés scientifiques et de coopération universitaire de dans le suivi de dossiers en particulier lorsque ce suivi requiert des compétences de traduction et d'interprétariat.
MISSIONS PRINCIPALES
I - Secrétariat
- Filtrage des appels téléphoniques
Prise de messages ;
Orientation des appels ;
Conseil aux interlocuteurs français et étrangers (en anglais).
- Prise de rendez-vous et organisation de réunions
Rendez-vous et accueil des visiteurs ;
Réunions : coordination entre les secteurs du SCAC et les interlocuteurs extérieurs ;
Réservation de salles de réunion.
- Traitement du courrier
Rédaction de correspondances d'ordre courant ;
Orientation de courriels vers les interlocuteurs appropriés ;
Frappe et mise en page de courriers divers (lettres, notes, bordereaux d'envoi) ;
Impression et reliure de documents ;
Constitution de dossiers (chemises, enveloppes, étiquettes) ;
Numérisation de documents et transmission par courriel ;
Diffusion interne des notes issues de la chancellerie politique et de la direction.
- Préparation des réunions et rédaction des comptes-rendus ;
- Traductions pour le pôle ESRI
II - Pour le Conseiller Enseignement Supérieur Recherche et Innovation
Gestion de l'agenda et des réunions ;
Gestion des invitations et des frais de représentation ;
Organisation des déplacements (ordres de missions, réservation de billets d'avion, d'hôtel, établissement des états de frais de mission) ;
Gestion des relations avec les partenaires chinois et internationaux
III - Pour les attachés scientifiques et de coopération universitaire de Pékin
Gestion des invitations et des frais de représentation ;
Organisation des déplacements (ordres de missions, réservation de billets d'avion, d'hôtel, établissement des états de frais de mission).
SAVOIR-FAIRE
S’adapter aux différents interlocuteurs ;
Filtrer et orienter les informations ;
Rédiger et mettre en forme des documents.
CONNAISSANCES
Connaissance de la fonction publique française et des milieux enseignement supérieur, recherche et innovation français et chinois ;
Techniques de communication ;
Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit ;
Maîtrise de l’ensemble des outils bureautiques ;
Maîtrise de l’anglais.
QUALITES PERSONNELLES
Discrétion ;
Disponibilité ;
Rigueur.
CONDITIONS
Personne de nationalité chinoise ;
Poste basé à Pékin ;
Contrat de droit local.
Date limite de candidature: 20/01/2021