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Espace Emploi
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Assistant(e) de gestion
Business France Chine Bureau de Pékin
Emploi, 北京市 Beijing (Chine )
Publiée le 01/07/2021, modifiée le 01/07/2021
Disponibilité
Immédiate
Expérience
Expérimenté (3-10 ans)
Langues
Français
Description de la société

Délai du dépôt de candidature : 30/06/2021 - 11/07/2021
Référence : CDD/DIR/PEK/2021
Date de prise de fonction : 19/07/2021


Description du poste

Fonctions sectorielles :
appui aux filières sectoreilles et entreprises (25%)
Participation à la préparation et l'organisation des évènements multisectoriels - montage des programmes, contacts avec les interlocuteurs chinois privés ou institutionnels, prises de rendez-vous, organisation logistique de l'opération
Gestion des fiches des entreprises et contacts utiles pour les pôles
Gestion de bases de données informatives et d'un centre de documentation
Appui à l'équipe éditoriale et réglementaire
Marketing/communication pour des missions : conception et envoi des lettres de vœux, des newsletters, des invitations aux séminaires, etc.
Autres activités ponctuelles suivant le plan de charges des filières (actions en mode projet)
Correspondant(e) VIE (25%)
Gestion administrative des VIE dans la circonscription du bureau de Pékin : suivi de la procédure de validations des missions VIE avec les secteurs concernés ; suivi des affectations (réponse aux questions des employeurs et des VIE, rédaction de certificats...) ; organisation des réunions d'accueil et intégration (une par mois) ; suivi des déplacements hors de la Chine.
Référent VIE en charge de la promotion du dispositif VIE : mise à jour des outils de promotion en chinois, préparation des supports et présentation du dispositif VIE auprès des entreprises françaises à l'occasion des évènements. Soutien dans la mise en oeuvre du plan d'action.
Animation du réseau des sociétés de portage dans la région de Pékin : coordination et mise à jour de la liste
Soutien évènementiel (actions de promotion, Grand Prix VIE en Chine, etc.)
Relais gestion local et Assistant(e) de Direction (50%) :
Assurer et coordonner les différents tâches nécessaires au bon fonctionnement du bureau .
Centralisation et contrôle des demandes de paiement et transmission à la régie de Shanghai
Gestion de la facilité de caisse pour les menues dépenses ou les paiements exceptionnels d'urgence
Gestion des fournisseurs locaux : mise à jour annuelle des listes des fournisseurs stratégiques ; gestion des approvisionnements de fournitures de bureau.
Relation avec l'équipe de gestion de l'ambassade : SGA, réservation de salles, valise diplomatique
Coordination avec les filières de l'utilisation du véhicule de service et de la salle de réunion
Aide à la gestion des absences de l'équipe du bureau
Assistant(e) du Directeur de zone Chine sur le plan administratif et logistique, gestion de l'agenda et du courrier.
Suivi des contacts clefs du Directeur de zone
Travaux ponctuels d'interprétariat
Coordination et travaux d'impression


Profil recherché

Compétences transverses :

Très bon niveau de français oral et rédactionnel
Bonnes capacités rédactionnelles en chinois
Bon niveau en anglais
Bonne maîtrise des outils bureautique, notamment Word, Excel et Powerpoint.
Compétences comportementales :

Sens de l’organisation et efficacité : planifier ses actions et activités, hiérarchiser les priorités, contribuer à l’amélioration de ses tâches quotidiennes et de l’organisation de l’équipe en proposant, en prenant des initiatives et en mettant en œuvre les bonnes pratiques avec les autres.
Capacité à s’organiser : autonomie, flexibilité et capacité à traiter plusieurs dossiers en même temps et dans les délais imposés
Capacité à travailler en équipe et en réseau : capacité à travailler avec les autres en apportant aide et appui, à partager efficacement les informations et les expériences nécessaires au travail de l’équipe / savoir faire passer l’intérêt collectif avant son intérêt personnel / développer la solidarité collective, travailler en réseau.
Capacité à respecter les impératifs de confidentialité.
Compétences métiers :

Approche comptable appréciée.
Connaissances informatiques et outils digitaux
Minimum 2 ans d’experiences.

Recruteur
Business France 
Adresse
Pékin  
Ville
Pékin  

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