Jusqu'au Mardi 04 Mai 2021 à 23h59

Domaine d'activité : Administration

Type d'emploi : contrat temporaire avec possibilité d'extension

Intitulé de l'emploi : Secrétaire d'accueil

Implantation géographique : Institut Français de RDC, antenne de Kinshasa, Halle de la Gombe

Environnement de l'emploi : L'Institut français de RDC est un établissement à autonomie financière comprenant quatre antennes : Kinshasa, Bukavu, Goma et Lubumbashi. Le poste est basé à l'antenne de Kinshasa sous l'autorité du directeur délégué de l'Institut français de Kinshasa.


Descriptif de la fonction :

Sous la tutelle du directeur délégué de l'Institut français de Kinshasa, les missions du/de la secrétaire d'accueil du centre de langues de l'IF Kinshasa sont les suivantes :

-Assurer l'accueil du public du centre de langues
-Renseigner le public sur tous les services et produits proposés par le Centre de langues (cours, examens...)
-Assurer le secrétariat administratif : réception et enregistrement du courrier, répondre au téléphone, rédaction de courriers et de documents administratifs, et toutes les tâches habituellement confiées au poste de secrétariat administratif de centre de langues
-Assurer le secrétariat pédagogique : renseigner les futurs apprenants sur les produits du centre de langues, enregistrer les inscriptions, émettre les cartes d'étudiants du centre, compléter tous les tableaux de suivis relatifs à l'activité du centre de langue, suivi de l'archivage des documents (examens, fiches d'inscription...) et toutes les tâches habituellement confiées au poste de secrétariat pédagogique de centre de langues
-Assister le responsable administratif et le référent pédagogique
-Assurer le secrétariat de l'Institut français de Kinshasa et/ou de Campus France en cas d'absence des agents d'accueil de ces deux services

Le poste de secrétariat d'accueil est un poste stratégique, un bon accueil du public, des renseignements précis et fiables sont précieux pour les usagers et garantissent une bonne image de l'Institut français.

Pour ce faire, le/la secrétaire d'accueil doit connaître l'ensemble des services et produits proposés par l'IF. Au-delà de la connaissance des produits proposés par le Centre de langues il/elle doit être parfaitement renseigné.e sur la programmation culturelle, le dispositif études en France, avoir des notions sur le système comptable de l'Institut.

Horaires :
Du mardi au samedi, de 8h30 à 17h30, avec pause de 13h à 14h. Travail possible le lundi en fonction des besoins du service.

Savoirs
Écrire et s’exprimer parfaitement en français
Lingala courant indispensable, solides notions en anglais bienvenues

Savoir faire
Maitrise des outils bureautiques (pack Office sous environnement Windows ou iOS)
Idéalement : connaissance du logiciels de gestion HANAF

Savoir être
Courtoisie, sens de l’accueil,
Sérieux, rigueur, ponctualité
Capacité à s’organiser et à gérer le stress
Travail en équipe
Disponibilité, adaptabilité
Très grande honnêteté et loyauté vis-à-vis de l'établissement

Date limite de candidature: 28/06/2021