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Espace Emploi
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Responsable des ressources humaines à l’Institut français du Japon – Direction générale (IFJ-DG)
Emploi, Tokyo (Japan)
Publiée le 01/09/2021, modifiée le 01/09/2021
勤務開始まで
2ヶ月
職種
Human Resources / Training
セクター
Public administration
Pièce jointe
会社概要

PRESENTATION DE L'IFJ :
Organisme officiel d'intérêt public du gouvernement français, l'Institut français du Japon (IFJ), œuvre au partage de la langue et de la culture française en se reposant sur son réseau de 5 antennes sur 6 villes (Tokyo, Yokohama, Kansai - Kyoto/Osaka-, Kyushu -Fukuoka- et Okinawa
- Naha-), à la mobilité des créateurs grâce à sa résidence d'artistes Villa Kujoyama (Kyoto) et à la mobilité étudiante en s'appuyant sur son espace Campus France (Tokyo et Kyoto), chargé de la promotion et de l'information sur l'offre d'enseignement supérieur français au Japon. Avec les 4 Alliances françaises (Nagoya, Sapporo, Sendai, Tokushima), les deux lycées français internationaux de Tokyo et Kyoto et l'Institut de recherche sur le Japon à la Maison franco-japonaise, l'IFJ forme l'un des plus grands réseaux culturels français en Asie.
Chaque antenne dispose de ses équipes de gestion ayant la charge, en matière de ressources humaines, de la gestion quotidienne de 200 contrats de travail annuels de personnels recrutés localement aux profils variés (enseignants, personnels administratifs, personnels techniques etc
...) .

PRESENTATION DU SECRETARIAT GENERAL DE L'IFJ
Le secrétariat général de l'IFJ a vocation à assurer la mise à disposition pour le réseau des ressources (logistiques, documentaires, opérationnelles etc ...) nécessaires à l'exécution des missions communes et à harmoniser et rationnaliser la gestion administrative et financière du réseau. Ce service gère en outre les ressources humaines et le budget de l'IFJ-DG et de l'IFJ-Tokyo (environ 100 contrats de travail en moyenne, 580 M¥ en dépenses et 500 M¥ en recettes de budget annuel en moyenne).
Il est composé d'une secrétaire générale, d'une secrétaire générale adjointe (SG de l'IFJ-Tokyo), d'un responsable informatique, d'une collaboratrice RH (0,6 ETP), de 4 collaboratrices (3,8 ETP) budget-comptabilité.


職務概要

MISSION(S) PRINCIPALE(S) :
Sous l'autorité directe de la secrétaire générale, le/la responsable des ressources humaines conseille et assiste la direction et le secrétariat général de l'IFJ sur la gestion des ressources humaines de l'Institut français du Japon et assure la gestion des personnels recrutés locaux de l'IFJ - Tokyo (IFJT) et de la DG.

Il / elle assiste la direction et la secrétaire générale sur les orientations stratégiques des ressources humaines. Il / elle conçoit et met en œuvre des méthodes et outils de gestion permettant de suivre et de gérer le personnel de l'établissement. Il / elle conseille la secrétaire générale, la direction et les directions déléguées d'antenne et renseigne le personnel de l'IFJ sur sa situation.


DETAIL DE LA MISSION
Pilotage et expertise
- Assurer la mise à jour et le suivi des documents réglementaires (règlement intérieur commun à l'IFJ, accords collectifs, conventions collectives, accord 36 etc)
- Conseiller et exercer une fonction d'appui auprès de la direction et des antennes de l'IFJ ;
- Suivre l'évolution de la législation, de la réglementation et des procédures ; analyser, interpréter, expliquer et diffuser les textes ; contrôler leur application
- Contribuer à l'harmonisation de la gestion des RH dans le réseau
- Proposer une stratégie de ressources humaines et en superviser la mise en œuvre en veillant à respecter les orientations générales données par la direction et la réglementation locale
- Concevoir, développer et mettre en place des outils d'aide à la décision, d'analyse prévisionnelle et de pilotage des ressources humaines

Coordination de l'activité
- Élaborer les documents et actes relatifs à la gestion du personnel (recrutement, fiche de poste, contrat de travail, avenant, visa, attestation, certificat ...)
- Répondre aux questions juridiques ou administratives
- Accompagner et conseiller le personnel et les directions déléguées d'antennes
- Mettre à jour des tableaux de bord RH et établir des prévisions pluriannuelles d'évolution des coûts
- Préparer les décisions courantes de gestion de personnel et les documents nécessaires à l'établissement de la paye
- Gérer les dossiers individuels et les situations salariales; archiver les dossiers du personnel (contrats; entretiens individuels, visites médicales ...)
- Suivre et participer à l'organisation du temps de travail des services
- Suivre et gérer les déclarations auprès des autorités locales (déclaration de travailleurs étrangers, contrôles, enquêtes etc)
- Participer aux instances paritaires et aux commissions administratives relatives aux ressources humaines ; préparer ces instances et toute réunion relative au dialogue social
- Préparer avec la secrétaire générale le règlement des situations de litiges et les contentieux
- Suivre et animer la politique d'hygiène au sein des établissements (stress check, visites médicales, médecine du travail, accidents de travail, maladies professionnelles etc)
- Mettre en place un SIRH, suivre les développements éventuels et le paramétrage
- Identifier les besoins et proposer des programmes de formation adaptés ; mettre en œuvre et gérer des actions de formation dont il / elle assure l'évaluation et le bilan

Conception
- Animer et développer des réseaux professionnels internes et/ou externes (inspection du travail, Hello Work, services d'immigration, gouvernement métropolitain de Tokyo, centre de télétravail etc)
- Élaborer et faire évoluer les méthodes, les outils et les procédures de gestion
- Concevoir et développer des dispositifs de communication adaptés, notamment de communication destinée au personnel
- Faire évoluer le système d'information dans son domaine d'expertise La paie proprement dite est gérée par les équipes en charge du budget.

CONDITIONS DE TRAVAIL
Poste basé à l'ambassade de France (4 Chome-11-44 Minamiazabu, Minato City, Tokyo 106-8514) et à l'IFJ-Tokyo (15 Ichigaya-funagawara-machi, Shinjuku-ku, Tokyo 162-8415)

Contraintes environnementales : travail sur écran important, gérer une grande diversité de tâches dans les délais impartis

Volume horaire hebdomadaire : 40 heures.
Statut de cadre - Convention flex time et télétravail

Jours de repos et congés : 2 jours de repos par semaine, congés payés selon la réglementation japonaise auxquels s'ajoutent des jours supplémentaires offerts par l'Institut (17 en 2021), bénéfice de tous les jours fériés japonais.

Disponibilité : quelques déplacements programmés dans les antennes dans l'année à prévoir

Environnement hiérarchique : Rattachement hiérarchique à la secrétaire générale de l'IFJ. Encadrement d'une assistante RH bilingue chargée des tâches de gestion quotidienne.


求める人材

COMPETENCES REQUISES
Connaissances
- Très bonne maîtrise du français et du japonais (lus, écrits, parlés)
- Connaissance approfondie de l’environnement administratif et de la réglementation RH au Japon;
- Connaissance approfondie des règles, procédures, méthodes et outils de gestion des RH

Savoir-faire, Savoir-être
- Excellent sens relationnel, capacité d’écoute, sens de la discrétion
- Sens de l’organisation, capacité à gérer des priorités, grande rigueur de gestion
- Force de proposition
- Capacité d’analyse et de synthèse
- Concevoir des outils d’aide à la décision (projets, notes internes, indicateurs de suivi, tableaux de bord, etc.)
- Communiquer en s’adaptant aux différents types d’interlocuteurs internes ou externes ;
- Rédiger des documents administratifs

ACQUIS PROFESSIONNELS SOUHAITABLES :
Expérience similaire exigée, de préférence au Japon.

CONDITIONS DE RECRUTEMENT
Type de contrat : CDD de 2 ans renouvelable Temps de travail : temps plein (40 heures/semaine) Salaire : selon profil
Date de prise de fonction souhaitée : 1 novembre 2021

DOSSIER DE CANDIDATURE
Le dossier de candidature comprendra :
- Un curriculum vitae en français et en japonais
- Une lettre de motivation en français et en japonais
- Présentation précise de l’expérience professionnelle dans des missions similaires (entreprise(s) / institution(s), missions, nombre de personnels gérés, niveau de responsabilité…)
- La présentation d’un projet réalisé (professionnel ou personnel) important à vos yeux et de la manière dont vous l’avez conduit
- Une copie des diplômes cités dans le CV
- Eventuellement, des lettres de recommandation.

雇用者
Institut français du Japon - アンスティチュ・フランセ日本 
住所
東京都港区南麻布4-11-44
フランス大使館内
 
郵便番号
106-8514 
地方・都市
東京都  
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Il est rappelé, conformément à l'article 27 de la loi 78/17 du 6 janvier 1978 et au règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 que :
- les renseignements demandés sont destinés à France Alumni,
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