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07 juin 2019

OFFRE D'EMPLOI : ASSISTANT(E) DE DIRECTION ET DES PARTENARIATS

Assistant(e) de direction et des partenariats
à pourvoir au 1er septembre 2019



Missions
 

Générales

 
Contribuer à la fluidification de l’organisation interne, au développement des projets transversaux au sein de l’Institut français de Pologne (Varsovie et Cracovie) et au développement de nos partenariats extérieurs (institutionnels, médias, privés).
 

Spécifiques

 
Appui à la direction de l’IFP en interne et plus particulièrement sur les réseaux d’influence et le développement des partenariats privés.
 

Lieu d'affectation

 
Institut français de Pologne
Antenne de Varsovie
ul. Widok 12
00-023 Varsovie
 

Situation hiérarchique

 
Sous l’autorité directe de la Directrice déléguée de l’Institut français de Pologne 
 

Principales tâches

 
Appui à la direction de l’IFP (interne et réseaux d’influence)
 

  1. Secrétariat de direction (tenu de l’agenda, réponse aux appels téléphoniques, préparation et classement des dossiers afférents, actualisation des bases de données de contacts)
  2. Soutien aux échanges avec l’antenne de Cracovie et le réseau des Alliances Françaises (organisation des réunions, rédaction des ordres du jour, des comptes rendus etc.)
  3. Soutien pour notre positionnement dans les réseaux institutionnels, principalement « Groupe des Ambassades, Délégations et Institutions Francophones » - GADIF - et « European Union National Institutes for Culture » - EUNIC - (organisation des réunions, rédaction des ordres du jour, des comptes rendus, suivi des dossiers et courriers administratifs et mise en œuvre logistique des projets etc.)
  4. Préparation de dossiers connexes (recherche d’information, note de synthèse, présentation PPT etc.)

 
 
Soutien au développement des partenariats privés (financement de nos activités)
 

  1. Contribution à la formalisation et à l’actualisation de notre offre commerciale
  2. Actualisation et développement des bases de contacts (veille et prospection téléphonique)
  3. Organisation logistique et suivi des entretiens avec les partenaires
  4. Gestion administrative des partenariats engagés et / ou potentiels (rédaction de courrier, de conventions, suivi de la mise en œuvre etc.)

 
 Exigences du poste
 

  • Capacité à définir, hiérarchiser et mettre en œuvre des priorités
  • Indispensable sens du travail en équipe pour gérer la transversalité des actions au sein de l’IFP et du dispositif français en Pologne
  • Savoir travailler avec plusieurs acteurs internes et externes
  • Savoir concevoir et mettre en œuvre une méthodologie d’organisation du travail
  • Savoir concevoir et rédiger ou synthétiser des messages avec un langage et un style adapté
  • Être force de proposition dans son domaine
  • Savoir développer des relations avec des partenaires divers
  • Capacité à produire des bilans et statistiques
  • Présence ponctuelle requise certains soirs et week-end lors des manifestations organisées
  • Capacités linguistiques :
    • Français : courant à l’écrit et à l’oral
    • Polonais : courant à l’écrit et à l’oral
    • Anglais : bon niveau écrit et oral (EUNIC)


CONDITIONS DE RECRUTEMENT
 
Le candidat doit être impérativement résident en Pologne depuis plus de 6 mois
 
Poste : temps plein, 36 heures / semaine
 
Avantages : Prise en charge aide médicale complémentaire. 33 jours de congés par an.
 
Type de contrat : contrat à durée déterminée de 3 mois, avec renouvellement de 9 mois, puis 12 mois, et possibilité de CDI.
 
Date de début : le poste est à pourvoir à partir du 01/09/2019
 
Entretiens : prévus du 24 au 28 juin 2019 pour les candidats présélectionnés
 
Candidatures : transmettre un CV en français accompagné d’une lettre de motivation en français avant le 23/06/2019 à [email protected]çais.pl en copie [email protected] / [email protected]


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