Le Service de coopération et d'action culturelle - pôle Enseignement Supérieur, Recherche et Innovation (SCAC-ESRI) de l'Ambassade de France en Chine recrute un(e) assistant(e) de direction de nationalité chinoise. Poste à pourvoir dès que possible.

PRÉSENTATION DU POSTE

Placé(e) sous l'autorité directe du Conseiller ESRI SCAC-ESRI, le/la titulaire du poste assiste celui-ci dans la mise en œuvre et le suivi de dossiers divers ou d'évènements spécifiques, notamment en ce qui concerne toutes les tâches administratives et de secrétariat.

De façon ponctuelle, il/elle assiste les attachés scientifiques et de coopération universitaire de dans le suivi de dossiers en particulier lorsque ce suivi requiert des compétences de traduction et d'interprétariat.

MISSIONS PRINCIPALES

I - Secrétariat

- Filtrage des appels téléphoniques
Prise de messages ;
Orientation des appels ;
Conseil aux interlocuteurs français et étrangers (en anglais).

- Prise de rendez-vous et organisation de réunions
Rendez-vous et accueil des visiteurs ;
Réunions : coordination entre les secteurs du SCAC et les interlocuteurs extérieurs ;
Réservation de salles de réunion.

- Traitement du courrier
Rédaction de correspondances d'ordre courant ;
Orientation de courriels vers les interlocuteurs appropriés ;
Frappe et mise en page de courriers divers (lettres, notes, bordereaux d'envoi) ;
Impression et reliure de documents ;
Constitution de dossiers (chemises, enveloppes, étiquettes) ;
Numérisation de documents et transmission par courriel ;
Diffusion interne des notes issues de la chancellerie politique et de la direction.

- Préparation des réunions et rédaction des comptes-rendus ;

- Traductions pour le pôle ESRI

II - Pour le Conseiller Enseignement Supérieur Recherche et Innovation

Gestion de l'agenda et des réunions ;
Gestion des invitations et des frais de représentation ;
Organisation des déplacements (ordres de missions, réservation de billets d'avion, d'hôtel, établissement des états de frais de mission) ;
Gestion des relations avec les partenaires chinois et internationaux

III - Pour les attachés scientifiques et de coopération universitaire de Pékin

Gestion des invitations et des frais de représentation ;
Organisation des déplacements (ordres de missions, réservation de billets d'avion, d'hôtel, établissement des états de frais de mission).

SAVOIR-FAIRE

S’adapter aux différents interlocuteurs ;
Filtrer et orienter les informations ;
Rédiger et mettre en forme des documents.

CONNAISSANCES

Connaissance de la fonction publique française et des milieux enseignement supérieur, recherche et innovation français et chinois ;
Techniques de communication ;
Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit ;
Maîtrise de l’ensemble des outils bureautiques ;
Maîtrise de l’anglais.

QUALITES PERSONNELLES

Discrétion ;
Disponibilité ;
Rigueur.

CONDITIONS

Personne de nationalité chinoise ;
Poste basé à Pékin ;
Contrat de droit local.

Date limite de candidature: 20/01/2021